Başa Dön
 

K-Ofis – Doküman Yönetimi

 > K-Ofis > K-Ofis – Doküman Yönetimi

Doküman Yönetimi

K-Ofis Doküman Yönetimi uygulaması şirketinizdeki tüm elektronik ve taranmış dokümanların kaydedilmesi, organizasyonu, yönetimi ve erişimini sağlar.

 

Dokümanlarınızı bir kütüphane yapısı içinde dosya odaları, dosya dolapları ve klasörlerle organize edebilir, okuma-yazma yetkilerini belirleyebilir, dokümanları onaylama veya bilgilendirme amacıyla dağıtabilir, aradığınız dokümanların tüm versiyonlarına hızlı ve güvenli bir şekilde erişebilirsiniz.

Yönetebileceğiniz Doküman Tipleri:

  • Ürün tanıtım ve sunumları
  • Word, Excel, Powerpoint dosyaları
  • Taranmış Dokümanlar
  • Sözleşmeler, Yazışmalar
  • İhale dosyaları, Tedarikçi Fiyatları
  • Teknik bilgiler, Çizimler
  • Kalite sistemi dokümanları
    • Kalite El Kitabı
    • Ürün Planları, İş Akışları
    • Prosedürler, Talimatlar
    • Duyurular, Sirkülerler
    • Toplantı Notları
    • Form Tasarımları

Doküman Organizasyonu

  • İstenildiği kadar dosya dolabı açılabilir
  • Dokümanlar kütüphane benzeri bir yapıda organize edilir ve arşivlenir:
    • Doküman Odaları
    • Dosya Dolapları
    • Klasörler
    • Dokümanlar
  • Dokümanlar içine metinler, ekli belgeler ve resimler eklenebilir
  • Dokümanların eski ve yeni versiyonları kaydedilir

İş Akış ve Onay Sistemi:

  • Dokümanlar onaylama, bilgilendirme veya iş akışını sağlama amacıyla şirket içinde e-mail ile ilgililere gönderilebilir
  • Onaylayıcılar onay e-mail’i içinden bir tuşa basarak ilgili dokümanı açar ve elektronik imza ile onay verirler
  • Her doküman veya işlem tipi için ayrı onay tanımı yapılabilir

Kontrollü Dağıtım:

  • Dokümanlar bilgilendirme amacıyla şirket içinde e-posta ile dağıtılabilir
  • Dokümanın kimlere dağıtıldığı bilgisi tutulur

Bilgi Güvenliği:

  • Her dosya dolabına kimlerin erişebileceği belirlenir
  • Her dokümanı kimlerin okuyabileceği ve kimlerin düzeltebileceği belirlenir
  • Kullanıcılar listelerde sadece okuma yetkilerinin olduğu dokümanları görebilir
  • Kişiye özel dokümanlar oluşturulabilir
  • Hassas dokümanlar kopyalamaya ve yazdırılmaya kapatılabilir. Bu dokümanlar sadece yetkili okurlar tarafından ekranda izlenebilir veya yazdırılabilir

Dokümanlarda Arama Yapma:

  • Tüm dokümanlar ve ekleri her kelimeye göre indekslenir
  • Doküman içinde geçen kelimelere, yazarına, ilgili firmaya, tarihe göre aramalar yapılabilir
(Büyütmek için tıklayınız)
(Büyütmek için tıklayınız)