Danışmanlık, sözleşme vb işlemleri ağırlıklı olan Hukuk Büroları (veya Büronun Danışmanlık Bölümleri) isterlerse dokümanlarının organizasyonu ve yönetimi için TeamWork Doküman Yönetimi uygulamasını kullanabilirler.
TeamWork Doküman Yönetimi, ile tüm elektronik ve taranmış dokümanlarınızı bir kütüphane yapısı içinde organize edebilir, dokümanlarda okuma-yazma yetkilerini belirleyebilir, dokümanları onaylama için veya bilgilendirme amacıyla dağıtabilir, aradığınız dokümanların tüm versiyonlarına hızlı ve güvenli bir şekilde erişebilirsiniz.
Büronuza Sağladığı Faydalar
Tüm dokümanlarınızın organizasyonu
Dokümanlara hızlı, güvenli erişim
Kağıtsız Ofis ortamı
Kağıt belge kullanımında tasarruf
Bilgi güvenliği
Hızlı, kolay, izlenebilir dağıtım
Elektronik iş akışı ve onay ile zaman tasarrufu
Her zaman en yeni versiyona erişim
Otomatik versiyon (revizyon) takibi
Aranan dokümana hızlı erişim
E-Mail sistemi ile entegrasyon
Yönetebileceğiniz Doküman Tipleri
Sözleşmeler, Mütalaalar, İhtarnameler
Müvekkillerle Yazışmalar
Örnek Sözleşmeler
Şablonlar
Word, Excel, Powerpoint, vb dosyaları
Taranmış Dokümanlar
Müvekkil Dosyaları
Tanıtım ve sunumlar
Tedarikçi fiyatları
Kalite sistemi dokümanları
Doküman Organizasyon ve Yönetimi
Kayıtlar
Dokümanlar kütüphane benzeri bir yapıda organize edilir ve arşivlenir:
Doküman Odaları,
Dosya Dolapları
Klasörler
Dokümanlar
İstenildiği kadar dosya dolabı açılabilir.
Benzer tip veya konulu dokümanlar aynı dosya dolabı içinde saklanır.
Dosya dolabı içinde tutulacak doküman tipleri kısıtlanabilir.
Dosya dolabının hangi kullanıcılara açık olacağı belirlenir.
Dosya dolabı içinde dokümanlar kategoriler (klasörler) ve gruplar kullanılarak sınıflandırılır.
Yetkili kullanıcılar dosya dolaplarındaki dokümanlara çeşitli kriterlere göre erişerek elektronik olarak izleyebilirler:
Kategorisine göre
Ana ve alt grubuna göre
İlgili Firmaya göre
Yazarına göre
Doküman Kodu ve tipine göre
Oluşturulma Tarihine göre
Onay durumuna göre
Doküman geçerlik tarihine göre
Versiyon (Revizyon) Kontrolü
Dokümanların çalışma kopyasından başlayarak tüm hayat döngüsü izlenebilir:
Yeni doküman Çalışma Kopyası olarak oluşturulur
Onaya hazır hale gelince Taslak olarak kaydedilir
Elektronik olarak onaya gönderilir
Onaylar tamamlanınca Versiyon olarak yayınlanır
Dağıtım listesine e-mail ile dağıtım yapılır
Versiyonda değişiklik için yeni çalışma kopyası oluşturularak işlemler tekrar edilir
Doküman ömrü sonunda arşive kaldırılır
Versiyon No kontrolü otomatik şekilde yapılır.
ISO Kurallarına uygun olarak yayınlanmış ve çalışılan dokümanlara ayrı listelerden erişilir.
Dokümanların tüm eski taslak ve versiyonlarına erişilebilir.
Dokümanlarla ilgili tüm kayıt, düzeltme, onay, arşiv vb. işlemlerin hangi tarihte kimler tarafından yapıldığını belirten detaylı günce (Log) kayıtları tutulur.
Doküman Tipleri
Yüzlerce çeşit doküman tipini destekler:
Metin doküman
Ekli dosya’lı doküman (resim, çizim, faks veya herhangi bir dosya)
MS Word, Excel, Powerpoint dosyaları
Obje’li doküman (doküman içinden Word, Excel veya herhangi bir uygulamayı açmak)
Şablonlu doküman (Metin veya dosya şablon)
Form Şablonlu doküman
Özel form’lu doküman
Mektup ve Faks (Türkçe-İngilizce)
Yeni doküman tipleri tanımlanabilir.
Her doküman tipi için ayrı onay, kategori, yetki ve dağıtım listesi tanımları yapılabilir.
Dosya dolabı içine kaydedilecek doküman tipleri kısıtlanabilir.
Dokümandaki ekli dosyalar, kendi programları (Word, Excel vb) ile düzeltilmiş olsalar dahi, doküman içinde düzeltilmiş son hali saklanır.
Kopya Kontrolü
Dokümanlar düzeltilmek için kütüphaneden alınabilir.
Doküman kütüphaneye iade edilinceye kadar orijinalini başka bir kişi düzeltme için alamaz.
Dokümanların eski versiyonları ve çalışma kopyaları belirgin şekilde işaretlenir.
Doküman Dağıtımı
Kontrollü Dağıtım
Dokümanlar bilgilendirme amacıyla şirket içinde e-posta ile dağıtılabilir.
Kullanıcılar e-mail içindeki bağlantı işaretine basarak dokümanı açıp inceleyebilirler.
Dağıtımda dokümanların kopyası değil sadece bağlantı işareti gönderilir. Böylece hem güvenlik sağlanır hem de disk alanı tasarruf edilir.
Dokümanın kimlere dağıtıldığı bilgisi tutulur.
Dağıtımlar, tarih sıralı ve dağıtılan kişi sıralı dağıtım listeleriyle izlenebilir.
Kalite Sistemleri ile Uyumlu
TeamWork DOKÜMAN, ISO 9000, 9001, 14000, QS-9000, AQAP gibi kalite sistemlerinin doküman organizasyon ve kontrol gereksinimleri ile uyumludur:
Versiyon kontrolü
Doküman hayat döngüsü izlenmesi
Elektronik onay sistemi
Kontrollü dağıtım
Kontrollü kopya
İş Akışı ve Onay Sistemi
Dokümanlar onaylama, bilgilendirme veya iş akışını sağlama amacıyla şirket içinde e-mail ile ilgililere gönderilebilir.
Onaylayıcılar onay e-mail’i içinden bir tuşa basarak ilgili dokümanı açar ve elektronik imza ile onay verirler.
Her doküman veya işlem tipi için ayrı onay tanımı yapılabilir.
Onaylar seri, paralel veya karışık olabilir.
Onay tanımında onaylayıcı, onay ve işlem seçenekleri, ikaz şekli, onay süresi vb. girilir.
Onaylayıcılar, onay bekleyen dokümanlar listesinden kendi adları altındaki dokümanları açarak işlem yapabilirler.
Onaylayıcılar onayı duraklatıp değişiklik yapması için yazara gönderebilir.
Onay sonuçlanınca veya reddedilince tanımlanmış ilgililere bilgi için e-mail gönderilir.
Bilgi Güvenliği
Her dokümanı kimlerin okuyabileceği, kimlerin düzeltebileceği, kimlerin yöneteceği belirlenir.
Kullanıcılar listelerde sadece okuma yetkileri olan dokümanları görebilir.
Kişiye özel dokümanlar oluşturulabilir.
Hassas dokümanlar kopyalamaya ve yazdırılmaya kapatılabilir. Bu dokümanlar sadece yetkili okurlar tarafından ekranda izlenebilir veya yazdırılabilir.
Uyarılar
Doküman geçerlilik tarihinden (örneğin sözleşme yenileme tarihinden) bir ay, bir hafta öncesinde yetkililer e-mail ile otomatik olarak uyarılır
Onaylamayı geciktiren onaylayıcılara otomatik hatırlatma e-mail’leri gönderilir.
Dokümanlarda Arama Yapma
Tüm dokümanlar ve ekleri her kelimeye göre indekslenir.
Doküman içinde geçen kelimelere, yazarına, ilgili firmaya, tarihe göre aramalar yapılabilir
