| TeamWork DOKÜMAN YÖNETİMİ |  |
| Doküman Organizasyon ve Yönetimi |
.
Kağıtsız ofis ortamında dokümanların hızlı, kolay ve güvenli şekilde organizasyonu, yönetimi ve erişimini sağlar.
.
Tüm elektronik ve taranmış dokümanlarınızı bir kütüphane yapısı içinde dosya odaları, dosya dolapları ve klasörlerle organize edebilir, dokümanlarda okuma-yazma yetkilerini belirleyebilir, dokümanları onaylama için veya bilgilendirme amacıyla dağıtabilir, aradığınız dokümanların tüm versiyonlarına hızlı ve güvenli bir şekilde erişebilirsiniz.
. |
Yönetebileceğiniz doküman tipleri:
.
— Ürün tanıtım ve sunumları
— Word, Excel, Powerpoint dosyaları
— Taranmış Dokümanlar
— Sözleşmeler, Yazışmalar
— İhale dosyaları, Tedarikçi Fiyatları
— Teknik bilgiler, Çizimler
— Kalite sistemi dokümanları
¬ Kalite El Kitabı,
¬ Ürün Planları, İş Akışları
¬ Prosedürler, Talimatlar
¬ Duyurular, Sirkülerler
¬ Toplantı Notları
¬ Form Tasarımları
. | İşinize sağladığı faydalar:
.
— Tüm dokümanlarınızın organizasyonu
— Dokümanlara hızlı, kolay, güvenli erişim
— Kağıtsız Ofis ortamı
— Kağıt belge kullanımında tasarruf
— Bilgi güvenliği
— Hızlı, kolay, izlenebilir dağıtım
— Elektronik iş akışı ve onay ile zaman tasarrufu
— Her zaman en yeni versiyona erişim
— Otomatik versiyon (revizyon) takibi
— Aranan dokümana hızlı erişim
— E-Mail sistemi ile entegrasyon
. |
Doküman Organizasyon
.
— Dokümanlar kütüphane benzeri bir yapıda
organize edilir ve arşivlenir:
¬ Doküman Odaları,
¬ Dosya Dolapları
¬ Klasörler
¬ Dokümanlar
— İstenildiği kadar dosya dolabı açılabilir.
— Benzer tip veya konulu dokümanlar aynı dosya
dolabı içinde saklanır.
— Dosya dolabı içinde tutulacak doküman tipleri
kısıtlanabilir.
— Dosya dolabının hangi kullanıcılara açık olacağı
belirlenir.
— Dosya dolabı içinde dokümanlar kategoriler
(klasörler) ve gruplar kullanılarak sınıflandırılır.
— Yetkili kullanıcılar dosya dolaplarındaki
dokümanlara çeşitli kriterlere göre erişerek
elektronik olarak izleyebilirler:
¬ Kategorisine göre
¬ Ana ve alt grubuna göre
¬ İlgili Firmaya göre
¬ Yazarına göre
¬ Doküman Kodu ve tipine göre
¬ Oluşturulma Tarihine göre
¬ Onay durumuna göre
¬ Doküman geçerlik tarihine göre
. | Kalite Sistemleri ile Uyumlu
.
— TeamWork DOKÜMAN, ISO 9000, 9001, 14000,
QS-9000, AQAP gibi kalite sistemlerinin doküman
organizasyon ve kontrol gereksinimleri ile
uyumludur:
¬ Versiyon kontrolü
¬ Doküman hayat döngüsü izlenmesi
¬ Elektronik onay sistemi
¬ Kontrollü dağıtım
¬ Kontrollü kopya
.
İş Akışı ve Onay Sistemi
.
— Dokümanlar onaylama, bilgilendirme veya iş
akışını sağlama amacıyla şirket içinde e-mail ile
ilgililere gönderilebilir.
— Onaylayıcılar onay e-mail’i içinden bir tuşa
basarak ilgili dokümanı açar ve elektronik imza
ile onay verirler.
— Her doküman veya işlem tipi için ayrı onay tanımı
yapılabilir.
— Onaylar seri, paralel veya karışık olabilir.
— Onay tanımında onaylayıcı, onay ve işlem
seçenekleri, ikaz şekli, onay süresi vb. girilir.
— Onaylayıcılar, onay bekleyen dokümanlar
listesinden kendi adları altındaki dokümanları
açarak işlem yapabilirler.
— Onaylayıcılar onayı duraklatıp değişiklik yapması
için yazara gönderebilir.
— Onay sonuçlanınca veya reddedilince tanımlanmış
ilgililere bilgi için e-mail gönderilir.
. |
Kopya Kontrolü
.
— Dokümanlar düzeltilmek için kütüphaneden
alınabilir.
— Doküman kütüphaneye iade edilinceye kadar
orijinalini başka bir kişi düzeltme için alamaz.
— Dokümanların eski versiyonları ve çalışma
kopyaları belirgin şekilde işaretlenir.
. | Uyarılar
.
— Doküman geçerlilik tarihinden (örneğin sözleşme
yenileme tarihinden) bir ay, bir hafta öncesinde
yetkililer e-mail ile otomatik olarak uyarılır
— Onaylamayı geciktiren onaylayıcılara otomatik
hatırlatma e-mail’leri gönderilir.
. |
Kontrollü Dağıtım
.
— Dokümanlar bilgilendirme amacıyla şirket içinde
e-mail ile dağıtılabilir.
— Kullanıcılar e-mail içindeki bağlantı işaretine
basarak dokümanı açıp inceleyebilirler.
— Dağıtımda dokümanların kopyası değil sadece
bağlantı işareti gönderilir. Böylece hem güvenlik
sağlanır hem de disk alanı tasarruf edilir.
— Dokümanın kimlere dağıtıldığı bilgisi tutulur.
— Dağıtımlar, tarih sıralı ve dağıtılan kişi sıralı
dağıtım listeleriyle izlenebilir.
. | Bilgi Güvenliği
.
— Her dokümanı kimlerin okuyabileceği, kimlerin
düzeltebileceği, kimlerin yöneteceği belirlenir.
— Kullanıcılar listelerde sadece okuma yetkileri olan
dokümanları görebilir.
— Kişiye özel dokümanlar oluşturulabilir.
— Hassas dokümanlar kopyalamaya ve yazdırılmaya
kapatılabilir. Bu dokümanlar sadece yetkili okurlar
tarafından ekranda izlenebilir veya yazdırılabilir.
. |
Versiyon (Revizyon) Kontrolü
.
— Dokümanların çalışma kopyasından başlayarak
tüm hayat döngüsü izlenebilir:
¬ Yeni doküman Çalışma Kopyası olarak
oluşturulur
¬ Onaya hazır hale gelince Taslak olarak kaydedilir
¬ Elektronik olarak onaya gönderilir
¬ Onaylar tamamlanınca Versiyon olarak yayınlanır
¬ Dağıtım listesine e-mail ile dağıtım yapılır
¬ Versiyonda değişiklik için yeni çalışma kopyası
oluşturularak işlemler tekrar edilir
¬ Doküman ömrü sonunda arşive kaldırılır
— Versiyon No kontrolü otomatik şekilde yapılır.
— ISO Kurallarına uygun olarak yayınlanmış ve
çalışılan dokümanlara ayrı listelerden
erişilir.
— Dokümanların tüm eski taslak ve versiyonlarına
erişilebilir.
— Dokümanlarla ilgili tüm kayıt, düzeltme, onay,
arşiv vb. işlemlerin hangi tarihte kimler tarafından
yapıldığını belirten detaylı günce (Log) kayıtları
tutulur.
. | Doküman Tipleri
.
— Yüzlerce çeşit doküman tipini destekler:
¬ Metin doküman
¬ Ekli dosya’lı doküman (resim, çizim, faks veya
herhangi bir dosya)
¬ MS Word, Excel, Powerpoint dosyaları
¬ Obje’li doküman (doküman içinden Word, Excel
veya herhangi bir uygulamayı açmak)
¬ Şablonlu doküman (Metin veya dosya şablon)
¬ Form Şablonlu doküman
¬ Özel form’lu doküman
¬ Mektup ve Faks (Türkçe-İngilizce)
— Yeni doküman tipleri tanımlanabilir.
— Her doküman tipi için ayrı onay, kategori, yetki ve
dağıtım listesi tanımları yapılabilir.
— Dosya dolabı içine kaydedilecek doküman tipleri
kısıtlanabilir.
— Dokümandaki ekli dosyalar, kendi programları
(Word, Excel vb) ile düzeltilmiş olsalar dahi,
doküman içinde düzeltilmiş son hali saklanır.
. |
Dokümanlarda Arama Yapma
.
— Tüm dokümanlar ve ekleri her kelimeye göre
indekslenir.
— Doküman içinde geçen kelimelere, yazarına, ilgili
firmaya, tarihe göre aramalar yapılabilir
. | |